Рассмотрим содержание работ, которые выполняются на каждом из перечисленных этапов.
На подготовительном этапе определяются критерии выбора объекта ФСА, порядок отбора, подготовка и оформление всех нормативных и организационно-распорядительных документов, связанных с проведением функционально-стоимостного анализа: приказ руководителя о проведении анализа определенного объекта, привлечении определенных работников к выполнению этой работы, т.е. определение непосредственных исполнителей ФСА, материальной заинтересованности работников по результатам анализа и т.д., утверждение плана проведения анализа конкретного объекта, а также разрабатывается подробный календарный план выполнения исследования.
На подготовительном этапе выполняется общая подготовка руководства предприятия к проведению функционально-стоимостного анализа. Предполагается обучение специалистов основам анализа, постановка задач и целей анализа.
Задачами анализа могут быть: снижение затрат, повышение качества изделия или работы, отказ от импортного сырья, устранение или сокращение дефицита сырья и материалов, повышение конкурентоспособности на мировом рынке и т.п.
Обнаружение в мировой практике уже имеющегося аналога исключает необходимость подобных разработок. Только отсутствие аналога задуманному создает основу для создания принципиально нового объекта.
В качестве критериев выбора объекта ФСА могут выступать уровень себестоимости продукции, удельный вес отдельных изделий в полной себестоимости продукции, уровень рентабельности (убыточности) отдельной продукции, низкий уровень технико-эксплуатационных характеристик продукции, необходимость замены дефицитных материалов, исключение или уменьшение брака и др. Также в качестве критериев могут приниматься и обобщающие показатели эффективности использования производственных ресурсов — материалоемкость, трудоемкость, производительность, и др. По принятым критериям дается экспертная оценка выбора объектов ФСА и определяется очередность проведения анализа.
Необходимо провести подбор и утвердить рабочую группу (3–7 человек). В состав рабочей группы включают конструкторов, технологов, экономистов-аналитиков, финансистов-бухгалтеров, работников отделов снабжения и сбыта, мастеров, а также, в зависимости от специфики решаемых задач, возможно привлечение будущих потребителей.
На данном этапе составляется, обсуждается и утверждается план проведения анализа конкретного объекта. Рабочий план-график проведения ФСА выбранного объекта или объектов определяет его содержание, сроки и исполнителей по этапам.
Основной задачей информационного этапа является сбор, систематизация, изучение и обобщение информации по исследуемому объекту и его аналогам (чертежи, формы и т.д.). Информация должна охватывать практически все стороны деятельности предприятия, связанные с разработкой, изготовлением и эксплуатацией объекта ФСА. Она должны отражать условия производства, реализации и потребления объекта, новейшие достижения в отраслях науки и техники, так или иначе связанных с этим объектом, удерживать всю экономическую информацию, имеющую отношение к анализируемому объекту. Этот этап представляет собой фундамент ФСА, поскольку от полноты и достоверности собранной информации, способов ее обработки и изучения зависят результаты анализа.
Результатом информационного этапа являются следующие документы: таблица основных технико-эксплуатационных характеристик объекта ФСА, структурная модель (из каких деталей состоит и т.д.), таблица основных экономических показателей объекта, перечень вопросов к специалистам, возникших в процессе сбора, систематизации и анализа информации, перечень идей и предложений для их последующей проработки. Также на информационном этапе осуществляется изучение условий эксплуатации объекта; изучение технологии его создания; выявление решений, которые принимались раньше по исследуемому объекту; определяются примерные затраты по составным частям объекта.
На аналитическом этапе проводится более глубокое изучение объекта с тем, чтобы из всего комплекса задач, связанных с его совершенствованием, выделить те, решение которых наиболее актуально или принесет наибольший экономический эффект. Здесь проводят детализацию изучаемого объекта на функции, их классификацию, определяют стоимость каждой из них. В результате проведенных исследований должны быть выявлены зоны наибольшей концентрации затрат (в том числе и ненужных). На основании этого формулируются задачи по усовершенствованию объекта с целью сокращения затрат на его производство, выбираются направления дальнейшего исследования.
Исследование начинается с анализа объекта в целом. На основании совокупности требований и параметров выявляются и формулируются главная и основные функции объекта, соподчиненные основным, реализующие или дополняющие их, ненужные и т.д.
Для установления ориентиров поиска более рациональных решений определяются возможные минимальные (функционально необходимые) затраты на функции. Наиболее распространенным способом при этом является расчленение объекта на функционально самостоятельные зоны (блоки) и последующий поиск их функциональных аналогов, сумма затрат на наиболее дешевые из которых представляет величину минимальных затрат на комплекс функций.
Наиболее авторитетные исследователи проблем функционально-стоимостного анализа М.Г. Карпунин и Б.И. Майданчик весьма отчетливо определили перечень работ на аналитическом этапе.
Этот перечень (с некоторыми нашими коррективами) таков:
· формирование всех возможных функций объекта анализа и его составных частей;
· классификация и группировка функций, определение главной, основных, вспомогательных, ненужных функций исследуемой системы и ее компонентов;
· построение функциональной модели объекта;
· анализ и оценка значимости функций;
· построение совмещенной, функционально-структурной модели объекта;
· анализ и оценка затрат, связанных с осуществлением выявленных функций;
· построение функционально-стоимостной диаграммы объекта;
· сравнительный анализ значимости функций и затрат на их реализацию для выявления зон с неоправданно высокими затратами;
· проведение дифференцированного анализа по каждой из функциональных зон сосредоточения резервов экономии трудовых и материальных затрат.
Аналитический этап завершается выделением функциональных зон и элементов объекта, подлежащих дальнейшему исследованию, где сосредоточены резервы экономии трудовых и материальных затрат, и формулированием направлений поиска новых вариантов более эффективных решений.
Основной задачей творческого этапа является разработка возможно большего количества вариантов решения задач рационализации объекта и выбор наиболее приемлемых из них в конкретных условиях. Здесь решаются задачи по совмещению функций, возможности ликвидации ненужных функций, удешевления элементов конструкции, устанавливаются разные варианты выполнения основных функций, производится обсуждение и отбор наиболее реальных вариантов с точки зрения их реализации.
Начинается этап с уточнения направления поиска новых решений и конкретизации задач. В первую очередь необходимо максимально использовать идеи и предложения, возникшие на предшествующих этапах. Различные варианты решения конструкторских, технологических и организационных задач содержатся в справочной литературе по различным отраслям науки и техники, материалах о ФСА аналогичных или близких объектов.
На творческом этапе предполагается использование методов коллективного творчества, направленных на генерирование новых идей и предложений. В разработке предложений участвует весь творческий коллектив. Внесенные предложения обычно регистрируются в специальном журнале, доступном всем желающим. После сокращения или прекращения количества поступивших предложений начинается их обсуждение и обоснование всеми участниками творческого коллектива. Все идеи, выдвинутые на этом этапе, систематизируются по анализируемым функциям. В результате коллективного обсуждения вырабатывается несколько вариантов новых технических решений реализации функций. В ряде случаев на основе наиболее эффективных предложений строят теоретический вариант объекта, наилучшим образом реализующего комплекс функций. С ним сравнивают все другие варианты. Сопоставление вариантов позволяет устранить конструктивные и технологические недостатки предлагаемых решений.
Обсуждение возможно вести в форме круглого стола. Творческий этап предполагает использование психологических методов анализа: мозговой атаки, морфологических таблиц, ассоциации идей и аналогий, метод фокальных объектов и других, для обоснования эффективности каждого предложения.
На заключительном этапе из общего количества предложений должно остаться 2-3 наиболее привлекательных и перспективных вариантов усовершенствования объекта.
Последовательность и содержание работ на этом этапе: уточнение направления и задач поиска новых решений; выбор методов коллективного творчества, наиболее приемлемых для реализации этих задач; составление примерного графика проведения творческих совещаний и определение их тематики; уточнение состава участников совещаний и времени их работы; организация и проведение совещания по выдвижению идей; обработка результатов совещаний, проработка предложений (насколько реально, выполнимо, сроки, критерии), подготовка вариантов решений (до этого были идеи); подготовка материалов для оценки полученных результатов руководством и функциональными службами.
Творческий этап завершается тогда, когда разработано достаточное для выбора оптимальных решений количество вариантов реализации функций, оформленных в виде эскизов, макетов с краткими пояснениями к ним.
Главной задачей исследовательского этапа является экспериментальная проверка выдвинутых предложений. Из всех предложений, выдвинутых на творческом этапе, выбирают наиболее эффективные, которые после соответствующей проработки представляют в качестве рекомендаций ФСА. На данном этапе обычно проводятся все необходимые технические, технологические и экономические расчеты, проверяется соответствие нового варианта продукции условиям его использования потребителями.
По результатам оценки рассматриваемые предложения делятся на приемлемые для анализируемого объекта и конкретных производственных условий; сомнительные, для доказательства реальности и эффективности которых необходимо проведение дополнительных исследований; неприемлемые по причине несоответствия требованиям потребителей или отсутствия возможности приобретения нового оборудования, оснастки, поставок материалов, полуфабрикатов и т. д.
При оценке экономичности технических решений следует сопоставлять затраты на один и тот же объем выполняемых функций. В зависимости от целей анализа, сложности объекта и характера рассматриваемых технических решений выбор наиболее эффективных вариантов осуществляется несколькими способами: по приведенным затратам, по приросту прибыли или сроку окупаемости дополнительных капитальных вложений, по материальным затратам для вариантов, не требующих дополнительных капитальных вложений. Если расчетов недостаточно, то создают исследуемые образцы объекта и проводят их испытание.
На данном этапе выполняются следующие работы: систематизация и более подробная разработка всех предложенных вариантов новых решений. Исключение явно невыполнимых предложений. Оценка осуществимости оставшихся предложений с точки зрения материально-технического, финансового, производственного обеспечения; исследование различных возможностей выполнения функций в предложенных вариантах; определение затрат и экономичности выполнения функций; ранжирование вариантов для выбора оптимального из них.
На исследовательском этапе работа считается завершенной после того, как осуществлена экономическая оценка всех вариантов решений и выбраны те, в технической осуществимости и экономической целесообразности которых нет сомнений.
Основной задачей рекомендательного этапа является разработка рекомендаций по совершенствованию объекта функционально-стоимостного анализа. На этом этапе должен быть сделан окончательный выбор вариантов изменений исследуемого объекта, который бы не снижал его потребительских качеств. При этом оформляется вся необходимая документация по выбранному варианту усовершенствованного объекта. Согласуются все вносимые в него изменения с потребителями и поставщиками, с органами Госстандарта, пожарными, санитарными, экологическими и другими службами. Здесь же разрабатываются планы-графики внедрения результатов анализа в производство.
Рабочая группа составляет отчет о проделанной работе, который представляется в совет или комитет по ФСА предприятия или организации.
Отчет должен включать: пояснительную записку, содержащую краткое описание анализируемого объекта с указанием цели анализа, перечень использованной информации, состав участников исследовательской группы, предварительно оформленные рекомендации, отражающие сущность предложения; эскизы предлагаемого решения; краткое описание процесса изготовления объекта; расчеты затрат (текущих и единовременных), связанных с изготовлением и эксплуатацией объекта; технико-экономические расчеты, подтверждающие возможность и целесообразность внедрения рекомендаций.
Выбор окончательного варианта решения производится Советом ФСА (или другими уполномоченными на это органом) с учетом заключений соответствующих служб предприятия. Необходимая документация производственного характера передается технологическим, экономическим и другим заинтересованным службам.
На этапе внедрения и контроля решается задача внедрения в производство и контроля за реализацией разработанных в результате ФСА рекомендаций. Этап внедрения является последним этапом по всему циклу ФСА. На данном этапе производится согласование плана-графика внедрения рекомендаций функционально-стоимостного анализа с другими разделами плана повышения эффективности производства; осуществляется организация работы по реализации рекомендаций и контроль за выполнением плана-графика; происходит внедрение полученных результатов в производство; дается оценка полученных результатов путем сопоставления их с предварительными данными, проводится расчет фактической экономической эффективности; готовится отчет о выполненной работе.
После окончания этапа внедрения должны быть решены все вопросы, связанные с организацией производства нового варианта анализируемого объекта. Для специалистов, занятых непосредственно в производстве, должны быть проведены консультации, а при необходимости — курсы повышения квалификации.
На протяжении всего срока освоения нового варианта должен осуществляться контроль со стороны специалистов временного творческого коллектива. На этом же этапе подводятся итоги проведенной работы, определяется ее экономический эффект, оформляется отчет о результатах анализа, решаются вопросы материального поощрения участников разработки и внедрения результатов ФСА.
В зависимости от особенностей конкретного объекта, технологии его производства и других причин, методика выполнения ФСА может существенно отличаться. Но общие принципы методологии должны сохраняться и выполняться.